Засади  затверджено рішенням зборів 

               суддів Черкаського районного суду

Черкаської області

 (протокол № 2 від 26 лютого 2016 року­)

ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу у
 Черкаському районному суді  Черкаської області

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Черкаському районному суді  Черкаської області  (далі – Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи у Черкаському районному суді  Черкаської області  (далі –суд).

1.2. Ці Засади розроблено відповідно до положень Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Інструкції з діловодства в адміністративних судах України, затвердженої Державною судовою адміністрацією України від 17.12.2013 №174, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, зі змінами затвердженими рішенням Ради суддів України №79 від 22.07.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України наказом №108 від 22.07.2015 та інших нормативно-правових актів, діючих на даний час рішень протоколів зборів суддів.

2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху у суді

2.1. Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками відділу прийому та надання інформації суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

2.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.4. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.5. Номер судової справи формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним.

2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45.

2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

3. Розподіл судових справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ у суді здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Звіт про автоматизований розподіл судових справ щоденно в автоматичному режимі оприлюднюється на сторінці веб-порталу судової влади України в розділі «Інформація щодо стадій розгляду судових справ».

3.2. У суді може застосовуватися:

3.2.1 автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

3.2.2 пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

3.2.3 розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

3.2.4 повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

3.3.1 за два місяці до закінчення повноважень судді;

3.3.2 за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів Черкаського районного суду  Черкаської області, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

3.3.3 за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

3.3.4 у період відпустки судді;

3.3.5 за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

3.3.6 під час тимчасової непрацездатності судді;

3.3.7 за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

3.3.8 у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

3.3.9 у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

3.3.10 у період проведення виборів та референдумів за два дні до початку відпустки судді та які пов’язані з виборчим процесом чи процесом референдуму;

3.3.11 в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

4.1.1 із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

4.1.2 із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами пункту 3.3 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ. 

4.3. Зборами суддів може бути запроваджена спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

4.4. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України) збори суддів можуть визначити особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ таким суддям.

4.5. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

4.6. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

5. Засади формування колегії суддів

5.1. Визначення (формування) колегії суддів Черкаського районного суду  Черкаської області для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідних документів шляхом визначення судді-доповідача з врахуванням колегій, які утворюються відповідно до рішення зборів суддів,  а саме з: головуючий суддя – кримінальна спеціалізація, учасники колегії – цивільна спеціалізація.

5.1.1 Визначення (формування) колегії суддів   Черкаського районномго суду Черкаської області  можуть змінюватися відповідно до рішення зборів суддів.

5.2. У випадку, коли сформувати колегію суддів для розгляду справ неможливо у зв’язку з відсутністю на роботі судді – члена колегії (тимчасова непрацездатність, відпустка)  заміна відсутнього судді, який входить до складу постійно діючої колегії суддів, здійснюється шляхом раніше визначеного при створенні колегії запасного судді.

 5.3. У випадках зміни складу колегії суддів у зв’язку з вибуттям судді зі складу постійної колегії суддів або з припиненням повноважень судді, склад колегії суддів визначається зборами суддів.

6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

6.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями Черкаського районного суду  Черкаської області  здійснюється відповідно до вимог законодавства з дотриманням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45, та цих Засад.

7. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

7.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа відділу документального забезпечення не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою судді-доповідачу.

7.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи у строки, встановлені Законом.

8. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

8.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків.

8.2. Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

9. Особливості функціонування автоматизованої системи в  Черкаському  районному  суді Черкаської області

9. Збори суддів  Черкаського районного суду  Черкаської області  мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 зі змінами затвердженими рішенням Ради суддів України №79 від 22.07.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України наказом №108 від 22.07.2015 та цими Засадами повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

9.1 За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього пункту, рішенням зборів суддів затверджуються засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

9.2 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Черкаського районного суду  Черкаської області  новим рішенням затверджують вказані зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів суддів.

10. Прикінцеві положення.

10.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Черкаському районному суді  Черкаської області  набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів.

10.2.   У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду у Черкаському районному суді  Черкаської області  збори суддів новим рішенням затверджують вказані зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду (зноски про зміни будуть міститися перед п. 1 Загальні положення), які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.